Controla el inventario de bebidas alcohólicas para evitar pérdidas



Si estás en el negocio de la hostelería sabrás que la venta de bebidas alcohólicas puede dejar un buen margen, y muchos pensaran que manejar un bar es algo fácil, pero tú sabes que no es así.

Existen factores a tener en cuenta y que si no gestionamos de forma correcta nos pueden dejar más pérdidas que ganancias.

 

Por ejemplo,  cuando nos enfrentamos al dilema de qué tipos de bebidas alcohólicas ofrecer y a cuáles proveedores de bebidas alcohólicas recurrir,  nos damos cuenta que tomar la decisión tiene cierta dificultad por:

  • La  inmensa  variedad de licores entre los que escoger.
  • En algunos casos la rotación de cierto tipo de inventarios es baja por lo que la recuperación de lo invertido es lenta.
  • Limitación de espacio para exponer, y almacenar muchas variedades de licores.

 

¿Cómo controlar el inventario de licores y bebidas alcohólicas de tu establecimiento?

Como mencionamos anteriormente, las bebidas alcohólicas, y en especial ciertos licores de calidad tienen un precio alto por lo que debes tener mesura al hacer las compras.  Te recomendamos seguir estos pasos:

1.- Hacer una lista inicial de las bebidas con alcohol,  aquí incluiremos todas aquellas bebidas más populares, o más consumidas por el público que frecuenta tu local.  Conforme vayas conociendo tu clientela podrás ir adquiriendo nuevos tipos de licores o marcas. Esta lista es bueno estructurarla de acuerdo a categorías, marcas, tamaños, etc.

2.- Contactar con empresas de bebidas alcohólicas locales para informarte de precios, condiciones de crédito, descuentos por pronto pago, descuentos por volumen, promociones, posible aportación de material promocional por parte de las marcas.  De esta forma podrás conseguir las mejores condiciones posibles.

Herramientas de control de inventario

3.- Establecer un sistema de control de inventario, algunos de ellos pueden ser:

  • Software de control de inventarios,  hay una gran variedad, lo más especializados te indicarán  las cantidades a pedir de cada licor de acuerdo los parámetros que establezcas de puntos de re-orden,  niveles máximos , niveles de compra y venta, entre otros.
  • Hoja de cálculo, donde lleves el control manualmente, partiendo de un inventario inicial, compras según marca/licor y valor del mismo para ti.  Luego comparando estas cifras con tus ventas puedes detectar si tienes algún problema en la administración de compras de tu bar.
  • Sistema manual, llevando algún registro tipo tarjetas de inventario, dónde se anotan las compras y las salidas de almacén.

4.- Revisar las existencias iniciales para fijar el punto de partida de tu control, aquí debes incluir las botellas y barriles tanto en almacén como las que se encuentran ya abiertas o colocadas en el bar.

  • Anotar cada una de las compras y/o salidas de almacén de botellas.  Indícale al personal  que cuando tomen una botella del almacén lo registren en un libro que a ese efecto tengas, esto te ayudará a controlar mejor el inventario.

5.- Hacer una revisión semanalmente,  no puedes correr el riesgo de quedarte sin inventario, ni debes comprar en exceso. Además es una buena forma de revisar lo que ha entrado en almacén, y si hay un error en la compra debes solucionarlo en ese momento.

  • Al final del mes (o el término de tiempo que consideres adecuado) debes hacer un inventario físico de las bebidas alcohólicas disponibles en el almacén y en el bar.  Calcula la diferencia entre estas cantidades y las indicadas en el inventario inicial.  En este punto, para cada línea de tu inventario debes aplicar la siguiente fórmula:  Inventario inicial + Botellas compradas – Botellas sacadas del almacén =  Inventario final

6.- Si existen diferencias sustanciales entre el inventario físico y el que según tus registros debería haber, analiza las posibles causas de esta diferencia:

  • Robo
  • Roturas
  • Errores de registro
  • Bebidas no facturadas
  • Personal mal entrenado (desperdicio)

En cada uno de estos casos se pueden tomar medidas de control o capacitación para corregirlos,  es importante que el personal esté debidamente preparado para servir las bebidas alcohólicas apropiadamente,  así como para que lleve los registros adecuados en cuanto al manejo y facturación de las bebidas.  

La venta de bebidas alcohólicas y licores puede ser una gran fuente de ingresos para tu negocio, pero un manejo de inventario inadecuado podría ser el camino al fracaso, así que además de calcular los precios correctamente no descuides esta parte de la gestión de tu negocio.